Un proceso de negocio determina una secuencia de actividades ordenadas que en función de una entrada genera una salida. Esto es aplicable tanto a tareas internas (como administración o estiba) o tareas externas como la entrega de productos a nuestros clientes.
Todas las empresas están divididas en procesos que deben ser cumplidos para poder entregar valor agregado, esto es, no solo cumplir con la salida esperada sino a parte hacerlo de forma que el el valor final percibido sea menor al costo de la producción de dicha tarea.
El análisis de estos procesos en forma regular (dependerá de cada empresa la frecuencia) asegura por un lado mayor rentabilidad y por otro mejor valor percibido por el destinatario de nuestro producto.
Para realizar esta revisión es que hablamos de flujos (workflow). Los flujos requieren tecnologías y herramientas modernas que nos darán visualización del proceso en curso y nos aseguran trazabilidad y velocidad al tiempo que evitan errores.
Diferencia entre proceso y flujo:
el flujo es la consecuencia de los procesos el proceso establece cómo se coordinan las partes para entregar el resultado, el flujo es la tecnología que permite hacerlo
El tipo de software que permite analizar un flujo son las herramientas BPM (business process management) , son herramientas mayormente de diagnóstico, permiten encontrar en terminología LEAN “desperdicios” que son tareas que realizamos que no generan valor agregado y no son parte esencial de nuestros procesos
Pero, ¿cómo incorporar un flujo de trabajo informatizado en nuestro empresa?
Para lograr esto, debemos contar con herramientas ERP que permitan y entiendan que la empresa funciona dentro de un flujo y ese flujo dentro de otros más pequeños. Existen pequeños aspectos que mejoran notoriamente la performance de una empresa, mencionaremos algunas:
- contar con alarmas por mail o visuales a partir de estados. Esto a modo de ejemplo, significa que una tarea como puede ser un pedido, si está en determinado estado se le notifique al vendedor o al area de logistica. O una orden de compra que arribó informe automáticamente a los interesados que están esperando los productos.
- “tabular” el ingreso. Muchos sistemas permiten campos genéricos que son utilizados con un sin fin de necesidades específicas. El problema de esto, es que visualmente se capturan los datos que se desean, pero en términos de flujo permite al usuario saltarse el proceso definido. El resultado es en general caótico. El ingreso “tabulado” indica que lo que es requerido es requerido, y lo que no lo es, no lo es. De esta forma algo avanza en el flujo solo si está apto para hacerlo. Si estoy realizando un pedido, y lleva entrega, la dirección de entrega no puede faltar; sería un problema luego que el pedido está preparado darnos cuenta que no sabemos dónde se debe entregar.
- libertad si, libertinaje no. En la modernidad y globalización en que las empresas están sometidas las organizaciones conservan su jerarquía en los mandos pero toda las operaciones están horizontalizadas. Es difícil en muchos casos separar una tarea de venta de una compra si estamos vendiendo lo que compramos por internet. Esto implica dar libertad a los roles dentro de la organización, pero no significa perder el control. Una precio de venta debe superar el precio de costo, cada compra debe tener una venta o ser autorizada por alguien. Estos controles deben ser realizados por el software ERP.
Estos son solo algunos ejemplos donde el flujo pasa a ser el corazón del negocio. Procesos + Flujos = Estandarización Las empresas con procesos y flujos estandarizados cuentan y contarán con una ventaja competitiva, podrán tomar volúmen sin colapsar y tendrán mejores rentabilidades.
Diego Canavesi
Master en Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información ©
Master en Administración de Empresas (MBA)
