El software de sistemas de información de la organización dependerá de su enfoque de negocio y debe estar totalmente coordinado e integrado a otros sistemas que integren la empresa. Son una herramienta de gran importancia para la competitividad y adaptación al mercado.
Un ERP o sistema de planificación de recursos empresariales es una solución que integra y automatiza todas las áreas de la organización, centralizando las prácticas vinculadas con los procesos operativos y de gestión. Eliminando así la utilización de diferentes soluciones y bases de datos independientes.
Con un ERP se puede tener una visión global del negocio, un aspecto vital para que la dirección y alta gerencia pueda tomar decisiones ágiles y certeras.
Si bien los primeros ERP fueron implementados por grandes empresas, hoy en día también están tendiendo a incorporarlos las pequeñas y medianas organizaciones. Debido a esto los principales proveedores de estas soluciones comenzaron a competir también en ese segmento de mercado.
La implementación de un ERP es un proyecto de largo plazo que demanda ciertos recursos, materiales y humanos. Por su calidad de proyecto, es un esfuerzo temporal que se realiza para alcanzar un resultado único, y al ser de largo plazo es sumamente importante estudiar bien los factores que determinan el éxito del mismo así como también tener el objetivo bien determinado.
Los factores críticos para una implementación exitosa de un ERP son:
1. Líder de proyecto, de cara a que el liderazgo sea efectivo y el proyecto exitoso, el líder debe:
- Participar en el proceso desde el análisis del proveedor
- Ser un buen interlocutor entre el proveedor y la empresa.
- Creer en el proyecto
- Establecer una dirección
- Alinear a la gente
- Motivar y transmitir energía
- Contar con el apoyo de la dirección de la empresa.
2. Apoyo de la dirección y alta gerencia
Como ya mencionamos anteriormente, el líder de proyectos juega un rol clave en el proyecto, pero para que éste tenga éxito en su rol es necesario que la dirección y alta gerencia lo respalden y le brinden autoridad y autonomía. Esto se logra apoyando sus acciones y comunicando efectivamente lo que sea necesario al personal.
3. Integración del equipo ERP
Es necesario que el equipo elegido tenga un objetivo compartido y crea en él.
El primer paso es seleccionar quienes formarán parte del equipo, el número ideal de este equipo dependerá de la naturaleza de la organización, algunas características sus integrantes son:
- Poder del puesto: esto evita que los que no forman parte del equipo puedan obstaculizar el desarrollo del proyecto.
- Experiencia: es importante estén representados todos los puntos de vista relevantes.
- Credibilidad: personas que tengan buena reputación, para ser tomados enserio.
- Liderazgo: una conducción con buenos administradores pero malos líderes no triunfará.
4. Gerenciamiento del proyecto
Toda implementación de un ERP es un gran proyecto que se compone de proyectos más pequeños (la implementación específica en cada área o sector).
Suele ser un proceso complejo por naturaleza, por lo que el gerenciamiento del proyecto es clave y sus principales aspectos son:
- Planeamiento y presupuestación
- Organización y recursos humanos
- Control y resolución de problemas
- Los gerentes de niveles intermedios y bajos tienen un rol importante colaborando a impulsar el cambio propuesto.
5. Visión y plan de negocios
Es sumamente importante contar con una visión y objetivos claros previos al comienzo del proyecto. Esto facilita la gestión del proyecto teniendo como máxima el objetivo final.
6. Comunicación efectiva y capacitación
La comunicación con los involucrados es sumamente importante, es preciso que los estén al tanto en todo momento de lo que ocurre con él.
Algunas herramientas para gestionar la comunicación:
- Realizar reuniones periódicas para transmitir información y reforzar la identidad del equipo. Algunos ejemplos de éstas reuniones son: reunión inicial (para presentación y puntapié inicial del proyecto), reuniones de seguimiento (avances del proyecto, problemas, variaciones de presupuesto)
- Difusión del trabajo realizado por el equipo, publicación de avances en cartelera.
- Definición de premios o retribuciones económicas por alcance de hitos clave.
En cuanto a la capacitación es otro aspecto clave del proceso, es una tarea que debe ser planificada y algunos aspectos clave para ella son:
- Seleccionar las técnicas de capacitación
- Definir módulos de capacitación
- Definir una locación adecuada para llevar a cabo las mismas.
7. Reingeniería de procesos y customizaciones
En general la implementación de un ERP es un momento adecuado para analizar y optimizar ciertos aspectos de la operativa y gestión de la empresa. Esto surge como parte del motivo impulsor al cambio, y en gran medida por adaptarse a la solución seleccionada y las mejores prácticas en ella establecidas.
Es preciso definir en determinados aspectos si la empresa se adaptará al producto, o si se requiere cierta modificación del producto para adaptarse a la operativa de la empresa. No en todos los casos será la misma determinación.
8. Desarrollo de software, testeo y solución de problemas
Es la etapa en donde tal vez el proveedor tenga mayor incidencia. Su rápida respuesta, entendimiento del negocio y realidad de la empresa así como también su capacidad para resolución de problemas es vital para el éxito del proyecto.
Es necesario contar con un plan de pruebas que involucre a los usuarios de forma de contar con información de primera mano para adaptar lo que sea necesario.
9. Testeo y evaluación de resultados
En esta etapa se releva y prueba que todo funciona de acuerdo a lo planificado. Testear todos los posibles casos de uso transmite un alto grado de confianza en el sistema por parte de los usuarios.
Los resultados de los testeos deben ser analizados por el equipo de implementación (tanto del lado del proveedor como del cliente) para evaluar posibles problemas y analizar soluciones o caminos alternativos.
10. Monitoreo y control
Es una etapa que no todos los proveedores la realizan y es sumamente importante. Consiste en una vez implantado el sistema, estar seguros que todas las funcionalidades estén funcionando correctamente y si lo hacen de acuerdo a lo esperado por el cliente.
Es lo que permite al proveedor medir la satisfacción del cliente y detectar oportunidades de mejora en caso de que las haya, tanto para este cliente en particular como para futuras implementaciones. Además el cliente con esta acción se siente respaldado por el proveedor que eligió.
Hasta aquí son los presentados por los autores Loh & Coh en este artículo. A estos 10 se le suma también uno adicional que los consultores uruguayos entienden es sumamente importante en nuestro mercado.
11. Definición del alcance del sistema
Esta etapa es identificada en consultores uruguayos como sumamente relevante en nuestro mercado. Definir claramente cuál será el alcance del proyecto, permite evaluar y medir desvíos así como aclarar responsabilidades.
Idealmente esta definición se plasma en un documento que será la guía y deberán estar de acuerdo ambas partes. Es un compromiso sobre el cual se basa todo el trabajo a realizar dentro del proyecto de implementación.
Durante esta definición se analizan los hitos y aspectos más relevantes dentro de la compañía, y se determina en qué medida son alcanzados por el sistema.
De este alcance se desprende el cronograma inicial, los costos previstos, el equipo necesario y la identificación de los riesgos.
Lic. Pablo Delfino
Numina S.A – Jefe Comercial
www.numina.net.uy
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Información de referencia tomada para la realización de este artículo: Ing. Marcela Corbo, Cra. María Etchamendi (2008) Implementación de sistemas de planificación de recursos empresariales en las medianas empresas uruguayas. Factores críticos de éxito. [Tesis de Maestría no publicada]. Universidad Católica.
