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¿Cuales son los aspectos clave a tener en cuenta cuando elegimos e implementamos un ERP?

Antes de comenzar a analizar los aspectos claves a tener en cuenta a la hora de elegir software de base o ERP para nuestra empresa; es preciso enfatizar en el hecho de que un cambio de ERP no es simplemente un cambio de software.

En general y para lograr el mayor aprovechamiento de la inversión, el cambio de plataforma viene acompañado de un cambio en la forma en que se realizan las tareas, es un cambio organizacional orientado a maximizar la productividad y minimizar los tiempos y costos.

Un ERP bien implementado brinda a la empresa un flujo de trabajo en donde las tareas se optimizan, los controles se respetan y la burocracia no entorpece las tareas diarias.

Según vimos en nuestro artículo anterior, tanto lograr automatizar las tareas que así lo permitan como establecer condiciones y controles que sirvan como marco para una operativa fluida, son cada vez más importantes a la hora de gestionar una empresa eficientemente.

Por este motivo las empresas se ven obligadas a evolucionar, avanzar y dejar atrás ciertas costumbres y herramientas que funcionaron para una etapa de la organización, pero ya no son suficiente.

En esta evolución, junto con otros aspectos, surge la necesidad de cambiar herramientas que acompañen la situación actual y se puedan amoldar a un crecimiento futuro.

¿Qué aspectos son importantes a la hora de evaluar y definir cuál ERP implementar?

1.  ¿Por qué quiero cambiar? ¿qué situaciones no hemos podido reflejar correctamente en la herramienta actual? ¿el sistema que estoy evaluando lo contempla?

Como veíamos anteriormente, el cambio de sistema de la empresa no es algo menor, por lo que debemos de tener bien claro el motivo por el cual se realiza dicho cambio.
Cuáles son los “dolores” actuales de la empresa, qué expectativas y objetivos quiero abarcar con el cambio.

Algunos de los motivos pueden ser:

  • La herramienta actual no le permite a mi empresa crecer de una manera sólida.
  • No tengo los controles necesarios para asegurar que no hay fugas de dinero e información.
  • Me falta información fiable y en tiempo real para la toma de decisiones eficiente.
  • El proveedor actual no me brinda el respaldo necesario.
  • Tengo problemas de gestión y optimización que no se como mejorarlos y mi proveedor actual no propone soluciones.
  • Puede haber tantos motivos como realidades organizacionales existan, por eso es de suma importancia tenerlos claros al momento de comenzar a analizar opciones.

2.  ¿Qué implica un cambio de este tipo? ¿Es el momento para cambiar?

Es importante tener en cuenta que el cambio para que sea exitoso requiere inversión de tiempo e involucramiento de toda la empresa.

Como primer paso se deberá de asignar un encargado del proyecto interno, figura fundamental para el éxito del cambio. El encargado o “interlocutor válido” (como lo llamamos en Númina) debe de tener claros los objetivos de la empresa, la situación actual y qué se persigue con el cambio, y a la vez también mando y autoridad para tomar decisiones requeridas.

En relación al momento adecuado para cambiar, eso es inherente a cada empresa. Teniendo en cuenta la experiencia recogida durante los últimos años, enumeramos solo algunos de los aspectos a tener en cuenta:

  • Se debe establecer el proyecto como prioritario para los involucrados. Si no se dispone del tiempo para realizarlo de la manera adecuada, mejor pos-poner el cambio.
  • ¿Cuánto tiempo lleva el cambio? Depende mucho de la situación particular de cada empresa, los módulos a implementar y la cantidad de usuarios. Pero como mínimo toma de entre 4 a 6 meses y puede llevar hasta un año.
    En general cuando se realizan implementaciones tan largas, se va realizando el lanzamiento en etapas programadas.
  • Todo cambio supone una resistencia. Por lo que es importante contratar una empresa con experiencia en tratar estas situaciones, y desde los altos mandos de la compañía trabajar junto al proveedor para mitigar el impacto.

3. ¿Cuánto tiempo tiene el proveedor en el mercado? ¿La empresa elegida atiende a empresas similares a la mía?

Relacionado al punto visto anteriormente, es sumamente importante contar con un proveedor sólido, que sepa que hoy está y mañana también estará.

La relación con un proveedor de software es una especie de sociedad en donde ambas partes ganan cuando la relación comercial es larga, duradera y basada en la confianza. El proveedor va a cobrar por su trabajo y el cliente debe de obtener el resultado prometido al momento de la adquisición.

Entonces vemos que es importante:

  • Estudiar bien el sistema, ver las demos que sean necesarias junto al proveedor. Solicitar material ampliatorio si es necesario, en general los videos son una buena herramienta en estos casos.
    Plantear al proveedor las cosas que se desean mejorar,pero también las que actualmente funcionan bien para mantenerlas.
  • En todo cambio hay cosas que se harán de forma distinta, alguna por mejoras a los procesos, otras porque simplemente las soluciones son diferentes.
  • Hay que tener claro este punto, por un lado para definir lo que si o si se debe de realizar de determinada forma, y por otro lado contar con la flexibilidad necesaria para no incurrir en gastos de desarrollo innecesarios.

4. Cuantificando la mejora, repago de la inversión.

Este punto puede ser algo engorroso si no se cuenta con información real y de valor en relación a los problemas que se presentan en la empresa. Pero es un punto importante para visualizar con números que la implementación bien realizada de un ERP, se paga sola en poco tiempo.

Para ello se debe de tratar de cuantificar el “dolor” o los problemas ocasionados por las carencias de la herramienta actual.

Algunos de estos problemas pueden ser:

  • No despachar la cantidad de pedidos diarios que se podría, lo cual podría frenar la venta.
  • No disponer de los productos que el cliente desea comprar, y peor aún, no hacer un seguimiento para ofrecerlos cuando llega la mercadería para cubrir esos “incumplimientos”.
  • Contar con sobre stock de mercadería por realización de malas compras, por no contar con herramientas históricas y de predicción basadas en cálculos matemáticos.

En nuestro proceso comercial, acompañamos a los clientes a evaluar estos y otros aspectos clave. Ayudamos a determinar si el cambio es necesario y lo más importante, si es el momento para el cambio.

Para mayor asesoramiento sobre estos y otros aspectos clave, puede contactarse con nuestro departamento comercial y con gusto lo asesoraremos.

Pablo Delfino
Numina S.A - Jefe Comercial
www.numina.net.uy